INTRODUCCIÓN

En el presente blog, abordaremos acerca de que son los documentos comerciales, las funciones que cumplen, los tipos de documentos que podemos encontrar en las distintas operaciones que realizamos, y además se mostrará un modelo de cada comprobante.
Debemos tener en cuenta que muchos de los documentos como ser las facturas, caducaron de ser extendidas en formato papel, y esto se debe al gran desarrollo que tuvieron en los últimos años los medios tecnológicos.
Además estos medios, hoy en día nos permite no solo tener acceso a una amplia gama de información sobre los documentos comerciales, sino que también nos brindan herramientas para poder explicarlos y darlos a conocer como contenidos mínimos obligatorios en el nivel secundario. Esto hace que el proceso enseñanza-aprendizaje no sea meramente tradicional y a su vez permite ser más entretenido. 

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

• Según su origen:

1.  Propios: son los documentos emitidos por la empresa.
2.  De tercero: son los emitidos por otros entes y recibidos en la empresa a los efectos de controlar y registrar las transacciones realizadas.

• Según su efecto contable:

1.  Registrables: respaldan hechos u operaciones que generan una variación patrimonial.
2.  No Registrables: respaldan hechos u operaciones que no generan una variación patrimonial.

Se pueden dividir en:

• Externos
• Internos De uso interno

Externos:son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

Internos:son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, vales.

FUNCIÓN QUE CUMPLEN

Función Contable: 

• Dejan constancia  escrita de las operaciones realizadas.
• Respaldan la exactitud de las operaciones registradas en los libros de contabilidad.

Función Jurídica:

• Son un medio de prueba frente a cualquier problema que se presente.

Función de Control:

• Individualiza a las personas que intervienen en las negociaciones, estableciendo responsabilidades.

Función Impositiva:

• Los comprobantes respaldan lo registrado en los libros de comercio obligatorios y  lo manifestado en las declaraciones juradas, también facilitan la fiscalización que se realiza mediante las inspecciones. 

NOTA DE VENTA

Concepto: Es un documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.

Modelo

ORDEN DE COMPRA

Concepto: Es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido.

Requisitos:

• Detalle de la mercadería solicitada.
• Lugar y fecha de entrega.
• Forma de envío.

Formas de emisión:

• Original: para el vendedor.
• Duplicado: para el comprador.

Modelo

REMITO

Concepto: Es un documento comercial que, emitido por el remitente, acompaña y ampara las mercaderías enviadas.

Requisitos:

• Detalle de la mercadería solicitada.
• Lugar y fecha de entrega.
• Forma de envío (medio de transporte).
• Firma de la persona que recibe la mercadería.

Formas de emisión:

• El original es para el comprador, que consigna con su firma o sello que ha recibido la mercadería.
• El duplicado es para el vendedor y es un documento que confirma que las mercaderías fueron recibidas y aceptadas por el comprador en tiempo y forma.
• El triplicado es para el transportista y, en este sentido, es un documento de control de su entrega.

Importancia:

• Comprador: controla las mercaderías recibidas.
• Vendedor: sirve de constancia de que el comprador recibió conforme.
• Empresa de transporte: constancia de que el transportista entregó las mercaderías.

Modelo

FACTURAS

Concepto:Es un documento comercial que, emitido por el vendedor, contiene detalles de las mercaderías vendidas como así también las condiciones de pago.

Requisitos: 

• Identificación del modelo "A", "B", o "C".
• Detalle de la mercadería vendidas (cantidad, descripción, precio unitario y total).
• Condiciones de venta.

Forma de emisión:

• Original: para el comprador.
• Duplicado: para el vendedor.

Importancia:

• Comprador: registra la compra a plazo o al contado y la deuda contraída si la condición es en cuenta corriente.
• Vendedor:  registra la venta a plazo o al contado y la cuenta a cobrar  si la condición es en cuenta corriente.

Clasificación de los tipos de factura:

Factura A:emitida por un responsable inscripto a otro responsable inscripto. El IVA está discriminado.

Modelo 

Factura B: también emitida por un responsable inscripto pero en este caso, a un consumidor final, un sujeto exento o un monotributista. El IVA está incluido.

Modelo 

Factura C: emitida por personas  no inscriptas en el IVA, es el caso de monotributistas o exentos, por todas sus ventas de bienes o locaciones de servicios, sin importar la condición del comprador.

Modelo